Personalbemessung

Er berechnet, wie viele Personen das Unternehmen einstellen muss, damit die Arbeitsplätze in allen Schichten besetzt sind, abzüglich freier Tage, Urlaub, Feiertagen, Abwesenheit und Schulung. Außerdem zeigt er den Besetzungsfaktor, die jährlichen Personalkosten und die Einsparung durch weniger Abwesenheit. Nutzen Sie ihn für das Personalbudget, die Planung einer neuen Schicht oder die Überprüfung eines Schichtplans.

Die vertragliche Arbeitszeit steht im Arbeitsvertrag und im Tarifvertrag, der eine geringere Jahresarbeitszeit als die gesetzliche festlegen kann. Die Abwesenheitsquote liefert die Personalabteilung: ungeplante Abwesenheitsstunden (Krankheit, Fehlzeiten, Freistellungen) geteilt durch die vertraglichen Stunden, ohne Urlaub und Feiertage. Die jährlichen Kosten je Mitarbeiter umfassen Lohn, Sonderzahlungen, Sozialabgaben, Schichtzulagen und Zusatzleistungen; die Lohnbuchhaltung oder das Controlling kennt den Wert.

Im Beispiel ergeben 12 Arbeitsplätze in 3 Schichten zu 8 h an 7 Tagen pro Woche 105.192 Stunden im Jahr. Jeder Mitarbeiter mit 40 h pro Woche, 30 Tagen Urlaub, 14 Feiertagen, 5,5 % Abwesenheit und 40 h Schulung leistet 1665 h, also 80 % der 2087 vertraglichen Stunden. Daher werden 63,2 Personen benötigt, also 64 eingestellte, davon 28 Springer und Vertretungen, mit Jahreskosten von rund 2,43 Mio. €.

Unter den Bedingungen des Beispiels (40 h pro Woche, 30 Tage Urlaub, 14 Feiertage und 5,5 % Abwesenheit) braucht jeder durchgehend besetzte Arbeitsplatz etwa 5,3 eingestellte Personen. Mit weniger Abwesenheit oder einer höheren Jahresarbeitszeit sinkt der Wert. Die übliche Spanne für den vollkontinuierlichen Betrieb mit 3 Schichten an 7 Tagen liegt bei 4,5 bis 5,5 Personen pro Arbeitsplatz.

Er ist das Verhältnis zwischen der benötigten Personenzahl und der Zahl der Schichtarbeitsplätze und zeigt, wie viele zusätzliche Personen für freie Tage, Urlaub, Feiertage und Abwesenheit nötig sind. Im Beispiel beträgt der Faktor 1,76: Jeder Schichtarbeitsplatz erfordert 1,76 eingestellte Personen. Mit weniger Personen lässt sich der Schichtplan nur mit Überstunden oder unbesetzten Arbeitsplätzen füllen.

Jeder Prozentpunkt Abwesenheit erhöht die benötigte Personenzahl um rund 1 %. Im Beispiel sind das 0,7 Personen mehr oder rund 26.000 € im Jahr; eine Senkung von 5,5 % auf das Ziel von 4 % würde rund 38.000 € im Jahr einsparen, und das Gesundheits- und Anwesenheitsprogramm für 20.000 € hätte sich in rund 6 Monaten amortisiert. Die Einsparung wird erst wirksam, wenn der angesammelte Puffer eine ganze Person übersteigt und eine offene Stelle nicht mehr besetzt wird.

Der Rechner nimmt an, dass jeder Arbeitsplatz während der ganzen Schicht eine anwesende Person braucht, und deckt Abwesenheit nicht mit Überstunden ab. Das Ergebnis ist die durchschnittliche Personenzahl; der tatsächliche Schichtplan (6×2, 5×2, 4×4) muss unter Beachtung des Arbeitsrechts und des Tarifvertrags erstellt werden und kann ein oder zwei Personen mehr erfordern. Beziehen Sie vor einer Änderung der Arbeitszeit oder der Schichten die Personalabteilung und die Arbeitnehmervertretung ein.